承德县政府采购档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》的有关规定，结合我县实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。
第三条 本办法适用于政府采购监管部门、采购单位及其委托的集中采购机构、具有政府采购代理业务资格的代理机构（以下统称代理机构）对政府采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动。
第四条 县财政局、县档案史志局负责对政府采购档案工作的指导、监督和检查。
第五条 政府采购档案应按照“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行，代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档。
第六条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律、法规的规定进行管理。
第二章 政府采购档案的内容和范围
第七条 政府采购档案归档范围包括：
（一）政府采购预算执行文件
1、政府采购预算表；
2、采购清单；
3、政府采购计划申报表和审核表；
4、项目资金来源证明文件；
5、有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件
1、委托代理采购协议书；
2、采购计划申请表，包括采购需求清单或需求说明和资料等；
3、核准采购进口产品的相关审批资料（含进口论证专家名单）；
4、采购文件专家咨询论证会记录；
5、采购文件及采购人确认记录，包括有关文件、资料、样本、图纸等；
6、采购公告、资格预审公告及其变更事项（含所刊登的媒体记录和有关审批记录）；
7、购买采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；
8、已发出采购文件或资格预审文件的澄清或修改说明；
9、供应商资格考察情况报告或资格预审情况报告；
10、政府采购方式变更申请及相关附件；
11、评标委员会组建资料（专家抽取申请表、抽取结果登记表）。
（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件
1、投标供应商签到表；
2、在投标截止时间前，供应商对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；
3、中标供应商投标文件；
4、开标一览表；
5、采购响应文件正本，包括有关文件、资料等；
6、开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；
7、开标过程中其他需要记载的事项。
（四）政府采购评审文件
1、评审专家签到表；
2、评审过程记录（含评审专家评审记录、偏离表及工作底稿、工作人员记录、考察项目的评审报告）；
3、投标供应商的书面澄清或承诺；
4、废标报告及处理意见；
5、评标（谈判、询价）报告。包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等；
6、有关部门现场监督人员签到表，经监督人员签字的对采购活动现场监督审查的签字记录；
7、评审过程中其他需要记载的事项。
（五）政府采购中标（成交）文件
1、采购人对采购结果的确认意见；
2、依法变更采购结果的记录；
3、中标、成交通知书；
4、采购结果公告（公示）记录（含报刊、网站等媒体原件或下载记录）；
5、公证文书；
6、与中标（成交）相关的其他文件资料。
（六）政府采购合同文件
1、政府采购合同；
2、政府采购合同依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录。
3、采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录。
（七）政府采购验收结算文件
1、政府采购验收报告或其他验收文件资料；
2、发票复印件及附件；
3、采购资金拨款通知单；
4、有关部门或中介机构的验收报告；
5、争议或纠纷处理结果。
（八）其他文件
1、供应商质疑材料、处理结果记录及答复；
2、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
3、采购过程中的音像资料；
4、其它需要存档的资料。
第三章 政府采购档案收集、整理与保管
第八条 各级政府采购监督管理部门、采购单位和代理机构应依法做好政府采购档案的收集、整理和保管工作，指定专人负责政府采购档案的管理，并建立岗位责任制度。
第九条 档案管理人员应当加强政府采购档案的管理，在合同签订、交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理档案，档案装具应当符合档案主管部门的规定。
政府采购档案应按照国家有关电子文件管理规范，实现档案管理电子化和数字化。
第十条 政府采购合同签订后三个月内或项目竣工后一个月内，由项目经办人或责任人将该采购项目的全套文件材料进行搜集整理后交档案管理人员归档。
第十一条 政府采购代理机构自组织签订政府采购合同之日起五日内将政府采购过程中形成的全部文件材料报送政府采购监督管理机构。
第十二条 政府采购档案的归档要求：
（一）归档的政府采购文件经过系统整理，做到了齐全完整、系统准确。
（二）归档的政府采购文件材料规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）；
（三）政府采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代；
（四）政府采购档案中的签名、印鉴手续齐全。
（五）政府采购文件归档符合科学技术档案相关标准和规范，分类合理，排列有序；文件装订结实、整齐、无金属物；政府采购档案目录、卷内备考表填写规范、清楚；档案盒封面、背脊填写规范、整齐。
（六）政府采购档案案卷目录、卷内目录和备考表应打印。
（七）有健全的交接登记，履行手续完备。
（八）有存放政府采购档案的库房和装具。
第十三条 档案管理人员应加强政府采购文件的管理，按照归档内容要求，负责搜集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。
光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。
第十四条 政府采购档案按照年度顺序进行编号组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列，依次为项目预算及预算执行文件、项目采购准备文件、项目开标（询价、谈判）文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其他文件。
第十五条 政府采购档案（包括电子文档）的保存期限为从采购结束之日起不少于十五年。
非中标（成交）供应商的采购响应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年。
采购过程中的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质（录音、录像）必须放入防磁柜中保管。
采购过程中由供应商制作的项目样品，应从采购结束之日的十五个工作日内由采购单位或代理机构通知相关供应商自行领取或退回。
第十六条 采购单位和采购代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。具体按以下办法办理移交手续：
代理机构因故合并的，移交新成立机构；代理机构撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交采购单位；采购单位因故合并的，移交新成立机构；因故撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交同级财政部门，同级财政部门由于特殊原因不能办理移交手续的移交同级档案管理部门。移交政府采购档案的单位，应当编制档案移交清册，列明移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。
第四章 政府采购档案的使用与销毁
第十七条 查阅、复印政府采购档案，必须填写《政府采购档案查阅/复印登记表》，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。
第十八条 外借政府采购档案，必须填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三日。
外借档案返还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理返还手续。
第十九条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。
第二十条 政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。
第二十一条 政府采购档案不符合归档要求的，档案管理人员不得接收，并告知原因，确保政府采购档案符合国家有关质量标准，便于保管和利用。
政府采购档案应妥善保管，并保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。
第二十二条 保管期满的政府采购档案，应当按照以下程序销毁：
（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；
（二）销毁意见必须报单位负责人审核批准，同时报同级档案行政管理部门备案；
（三）销毁政府采购档案时，必须有两人以上监销，同时要邀请财政主管部门人员参加现场监销；
（四）销毁政府采购档案前，档案保管单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后在销毁清册上签名。
第五章 法律责任
第二十三条 依据《中华人民共和国政府采购法》的规定 ，采购单位、采购代理机构违反隐匿、销毁应当保存的政府采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十四条 采购单位和代理机构有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门和财政部门责令整改；情节严重的，对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失政府采购档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁政府采购档案的；
（三）涂改、伪造政府采购档案的；
（四）不按规定归档或者不按期移交政府采购档案的；
（五）档案工作人员玩忽职守，造成政府采购档案损失的。
第二十五条 本办法由承德县财政局、承德县档案史志局负责解释。
第二十六条 本办法自发布之日起施行。